Étape 1 : fixer l'objectif
Avant de choisir une activité, précisez ce que vous en attendez. Souder une équipe ? Les olympiades s'y prêtent. Accueillir des nouveaux ? Un jeu de piste en équipes mélangées. Animer une soirée ? Un quiz ou un casino. Donner du sens ? Un team building RSE. L'objectif oriente tout le reste.
Étape 2 : définir l'effectif, la date et la durée
- L'effectif détermine les formats possibles : certaines animations démarrent à 2 personnes, d'autres demandent au moins 20 participants, et quelques-unes vont jusqu'à 600.
- La date conditionne les disponibilités et, pour les activités de plein air, la saison : certaines ne sont proposées qu'une partie de l'année.
- La durée : la plupart des animations tiennent en 1 h 30 à 2 h, ce qui laisse la place à une réunion dans la même demi-journée.
Étape 3 : choisir le lieu et le format
Cinq options s'offrent à vous :
- En ville : jeux de piste, rallyes photo, escape games en extérieur.
- En plein air : olympiades dans un parc, parcours d'épreuves.
- En intérieur : escape games, quiz, ateliers ; voir le team building en intérieur.
- Dans vos locaux : blind test, laser game nomade, escape game mobile ; voir les animations dans vos locaux.
- À distance : jeux en ligne et escape games en visio ; voir le team building à distance.
Si vous avez besoin d'une salle pour une réunion avant ou après l'activité, Babasport peut la réserver avec l'animation.
Étape 4 : fixer le budget et comparer
Comparez les offres à unité égale (par personne, par équipe ou par groupe) et gardez en tête que les prix affichés sont HT. Ajoutez la salle et le repas si besoin, ainsi que les éventuels frais de déplacement des animateurs, qui dépendent de la ville. Le guide du budget donne des fourchettes et des exemples chiffrés.
Étape 5 : réserver et préparer le jour J
- Réservez tôt : pour certaines olympiades, les fiches demandent au moins deux semaines d'avance ; pour les dégustations, en général un mois.
- Validez le devis : salle, repas et date sont confirmés à la validation.
- Informez les participants : horaire, lieu de rendez-vous, tenue. Pour les olympiades Koh-Lanto, par exemple, la fiche demande une tenue de sport, une bonne paire de chaussures et une tenue de rechange.
- Vérifiez les conditions : âge minimum pour les dégustations d'alcool, réservées aux participants majeurs.
Liste de contrôle
- Objectif de l'événement défini
- Nombre de participants estimé
- Date ou période choisie
- Durée disponible pour l'activité
- Lieu : en ville, en plein air, en intérieur, dans vos locaux ou à distance
- Budget fixé, HT, avec ou sans salle et repas
- Devis validé
- Participants informés (horaire, lieu, tenue)
Se faire accompagner
Vous préférez déléguer ? Déposez votre brief : votre chef de projet sélectionne les animations et les lieux adaptés, établit un devis unique et coordonne les prestataires jusqu'au jour J.